Freistellung - zwolnienie z podatku budowlanego dla firm

Polska firma budowlana działająca w Niemczech bez Freistellung traci z każdej faktury 15% - kontrahent ma ustawowy obowiązek potrącić tę kwotę i odprowadzić ją do niemieckiego urzędu skarbowego. Zaświadczenie Freistellungsbescheinigung pozwala tego uniknąć i otrzymywać pełne wynagrodzenie.

Sprawdź, jak wygląda cała procedura, jak długo obowiązuje zaświadczenie i co grozi za jego brak. Wniosek o Freistellung możesz złożyć samodzielnie albo z pomocą specjalistów na stronie https://www.timetax.pl/freistellung/. Dzisiaj opiszemy ten temat specjalnie dla przedsiębiorców realizujących usługi budowlane na terenie Niemiec.

Freistellungsbescheinigung (w skrócie FSB, potocznie Freistellung) to zaświadczenie wydawane przez niemiecki Finanzamt, które zwalnia firmę z podatku budowlanego - Bauabzugsteuer. Bez tego dokumentu każdy niemiecki kontrahent ma ustawowy obowiązek potrącić 15% wartości faktury brutto i przekazać tę kwotę bezpośrednio do urzędu skarbowego, niezależnie od tego, czy firma w ogóle podlega w Niemczech opodatkowaniu.

Obowiązek dotyczy każdej działalności - tak samo wielkiego przedsiębiorcę jak i jednoosobowej działalności gospodarczej. O podleganiu pod to prawo decyduje branża, w jakiej firma działa. Wykonując w Niemczech prace budowlane, montażowe, wykończeniowe, instalacyjne czy elektryczne (także przy pojedynczych, niewielkich zleceniach) warto jest ubiegać się o Freistellung.

Kontrahent może zrezygnować z potrącenia podatku tylko wtedy, gdy otrzyma kopię ważnego Freistellung albo gdy łączna wartość faktur od danej firmy w ciągu roku nie przekracza 5 000 euro (dla firm) lub 15 000 euro (dla osób prywatnych wynajmujących nieruchomości, które nie prowadzą innej działalności). Poza tymi wyjątkami zaświadczenie jest jedynym sposobem na uniknięcie potrącenia.

Zanim firma złoży wniosek o Freistellung, musi mieć niemiecki numer podatkowy - Steuernummer. Uzyskuje się go, składając Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronicznie przez portal Elster, wraz z dokumentami wymaganymi dla danej formy działalności (inny komplet dla JDG, inny dla spółki).

Po nadaniu Steuernummer składa się właściwy wniosek o wydanie Freistellungsbescheinigung wraz z dodatkowymi dokumentami i kwestionariuszem, którego zakres zależy od konkretnego Finanzamtu. Na decyzję czeka się przeciętnie 8-10 tygodni - urząd nie ma ustawowego terminu odpowiedzi, więc procedura może się wydłużyć. Pierwsze wydane zaświadczenie jest ważne tylko 3 miesiące, a Finanzamt zwykle dołącza do niego dodatkowe pytania o charakter prowadzonej działalności i kontrahentów - dopiero odpowiedź na nie otwiera drogę do dłuższego zwolnienia z podatku od usług budowlanych.

Pierwsze zaświadczenie obowiązuje 3 miesiące, kolejne - wydawane po odpowiedzi na pytania urzędu - już 12 miesięcy. Co roku, najpóźniej do 31 lipca, trzeba złożyć Prüfung der Steuerpflicht in Deutschland, czyli weryfikację podatkową, i razem z nią wniosek o kolejne przedłużenie FSB. To tylko weryfikacja obowiązku podatkowego w Niemczech, nie rozliczenie podatku dochodowego - tych pojęć nie należy mylić.

Wniosek o przedłużenie warto złożyć około 2 miesiące przed wygaśnięciem aktualnego dokumentu, żeby zachować ciągłość i uniknąć przerwy, w której kontrahenci znów musieliby potrącać podatek. Co ważne, Freistellung nie działa wstecz - Finanzamt wydaje dokument z datą złożenia wniosku, a raz wydanej decyzji nie da się cofnąć na wcześniejszą datę.

Jeśli kontrahent wypłaci polskiej firmie 100% wynagrodzenia bez potrącenia podatku, mimo że firma nie miała ważnego Freistellung, to on odpowiada w pierwszej kolejności przed Finanzamtem. Urząd wystawia mu wtedy Haftungsbescheid i żąda zapłaty należnych 15% bezpośrednio od niego - kontrahent płaci więc podwójnie: pełne wynagrodzenie wykonawcy i podatek do urzędu.

W takiej sytuacji kontrahent może próbować odzyskać tę kwotę od firmy wykonującej dla niego usługę, na drodze cywilnej, jednak takie roszczenie przedawnia się po 3 latach. Nie przedawnia się jednak odpowiedzialność podatkowa kontrahenta wobec Finanzamtu, która może ciążyć nad nim ponad 10 lat. To wystarczające powody aby mieć Freistellung i nie odkładać tego tematu na później.

Jeśli kontrahent potrącił podatek budowlany, bo firma nie miała jeszcze Freistellung, można ubiegać się o jego zwrot. Wniosek składa się najwcześniej na początku roku następującego po roku, w którym podatek został odprowadzony do Finanzamtu, a najpóźniej do końca drugiego roku po roku potrącenia. Liczy się przy tym data faktycznego przekazania podatku do urzędu przez kontrahenta, a nie data wystawienia faktury.

Do wniosku o zwrot potrzebne jest aktualne zaświadczenie Freistellung, kopie polskiego zeznania podatkowego za dany rok, wszystkie faktury, od których potrącono podatek, oraz Anmeldung über den Steuerabzug bei Bauleistungen - protokół przekazania podatku do Finanzamtu, wystawiany przez zleceniodawcę. Im szybciej firma uzyska własne Freistellung, tym mniej sytuacji, w których będzie musiała odzyskiwać potrącone wcześniej pieniądze w skomplikowany sposób.

Cała procedura - od uzyskania Steuernummer po coroczne przedłużenia - wymaga pilnowania terminów i kontaktu z niemieckim urzędem. Firmy, które nie chcą tego robić samodzielnie, mogą powierzyć formalności specjalistom. Biuro rachunkowe TimeTax opisuje swój zakres pomocy na stronie https://www.timetax.pl/freistellung/. Dla przedsiębiorców wykonujących usługi budowlane w Niemczech może złożyć wniosek we właściwym urzędzie, pomóc w skompletowaniu dokumentów i zapanowaniu nad terminami przedłużenia. To wygodna opcja dla osób niezaznajomionych w zachodnich przepisach, zabieganych i tych, który cenią sobie swój czas.