Realizuje projekt samooceny CAF

Jeziora Wielkie, projekt, samoocena, CAF, Urząd Gminy
     Realizuje projekt samooceny CAF
     Urząd Gminy w Jeziorach Wielkich, jako jedna z 250 jednostek samorządowych w Polsce i jako jedyna z terenu województwa kujawsko-pomorskiego, zakwalifikował się do realizacji Projektu CAF (ang. Common Assessment Framework), czyli samooceny funkcjonowania urzędu.

     Wspólna Metoda Samooceny CAF jest projektem wdrażanym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenie pracowników i pomoc doradczą. Projekt ten jest realizowany przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w partnerstwie z firmą F5 Konsulting sp. z o.o. z Poznania.
     Metoda CAF powstała w wyniku porozumienia zawartego pomiędzy ministrami krajów członkowskich Unii Europejskiej, odpowiedzialnymi za administrację publiczną. Metoda samooceny proponowana w ramach modelu CAF pozwala zdiagnozować mocne i słabe strony zarządzania urzędem i dokonać wyboru działań doskonalących. Zgodnie z tą techniką instytucję poddaje się regularnie kontroli z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego przeglądu funkcjonowania z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego.
     Gmina przystępując do projektu będzie miała prawo uczestniczyć w planowanym konkursie organizowanym przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji.
     Wdrożenie metody CAF w urzędzie przebiega w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na 3 fazy, z których pierwsza dotyczyła organizacji i planowania procesu samooceny, druga samego procesu samooceny oraz trzecia dotyczy sporządzenia projektu planu doskonalenia i planowania następnej samooceny CAF.
     Należy tutaj zaznaczyć, że do realizacji projektu w Jeziorach Wielkich przystąpiono dzięki zainteresowaniu pracowników Urzędu Gminy. - Nie ukrywam, że ministerstwa przysyłają różne propozycje. Jednak tę poszukaliśmy sami na stronie internetowej. Przestudiowaliśmy, co udział w takim programie może nam dać. Ponieważ był to projekt, do którego nie potrzeba było udziału żadnych środków własnych, to myśmy się tym zainteresowali - powiedziała koordynatorka projektu, sekretarz gminy Grażyna Leśniewska.
     Zanim jednak można było samoocenę przeprowadzić, konieczne stało się powołanie zarządzeniem wójta Zbysława Woźniakowskiego specjalnego zespołu do przeprowadzenia samooceny. W skład tego zespołu weszli: Grażyna Leśniewska jako przewodnicząca, Ewa Żurawska jako zastępca przewodniczącego oraz członkowie Józef Borys, Jolanta Szydłowska, Małgorzata Kamińska i Aleksander Mielcarek. Ponadto Grażyna Leśniewska jako sekretarz urzędu jest także koordynatorem projektu. Zespół przy wsparciu wskazanych przez ministerstwo konsultantów dokonał samooceny. Wskazane zostały te miejsca, które wymagałyby w urzędzie wsparcia.
     - Samoocena polegała na sprawdzeniu funkcjonowania urzędu np. ilości wydanych decyzji w całym urzędzie w danym okresie, na ile z nich zostało wniesione odwołania, ile z nich zostało zaskarżonych. Na tym to polegało. Gdyby było np. za dużo uznanych odwołań, to wniosek był taki, że w tej dziedzinie trzeba coś poprawić. U nas akurat nie było takich problemów. Zespół wskazał, że w naszym urzędzie potrzebna jest praca nad informatyzacja urzędu - powiedziała Grażyna Leśniewska.
     Członkowie grupy w procesie zbierania dowodów i ich uwzględnienia określili przede wszystkim mocne i słabe strony urzędu wraz z propozycjami usprawnień w oparciu o model CAF. Opracowano listę kontrolną, która stanowiła wsparcie w skuteczności procesu samooceny. Podsumowaniem zgromadzonych informacji opracowano sprawozdanie z wyników samooceny. Opracowano dokument uwzględniający obszary wymagające usprawnień oraz ich propozycje. Projekt, w którym Urząd Gminy uczestniczył, był furtką do konkursu ogłaszanego przez MSWiA. W konkursie, w którym w partnerstwie z 5 innymi gminami: gminą Przemęt, Orchowo, Wilczyn, Książ Wlkp. i Pogorzela został złożony wniosek na zadanie Doskonalenie funkcjonowania TSP poprzez wdrożenie systemowego podejścia do zarządzania w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Liderem w tym partnerstwie jest gmina Przemęt, a oprócz 5 gmin do partnerstwa przystąpiło Doradztwo Gospodarcze PMC sp. z o.o.
     Na uwagę zasługuje fakt, że gmina Jeziora Wielkie wśród 250 jednostek realizujących projekt jest jedyną gminą w województwa kujawsko-pomorskim uczestniczącą w konkursie. - Ministerstwo założyło, że w skład tej grupy muszą wchodzić gminy, które na swoim terenie mają obszary objęte „Natura 2000” - dodała Grażyna Leśniewska.
     I etap projektu, czyli Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania wspólnej metody oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą, rozpoczął się w Urzędzie Gminy w Jeziorach Wielkich w październiku 2011 r. i trwał 3 miesiące. Zakończenie nastąpiło w grudniu. Dzięki temu spełniony został podstawowy wymóg, czyli przeprowadzenie samooceny. Kolejnym warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie wniosku. Umowa nie została jeszcze podpisana, ale - jak powiedziała Grażyna Leśniewska - nastąpi to w najbliższym czasie, najprawdopodobniej w piątek lub poniedziałek.
     Na całą grupę (5 gmin) biorącą udział w konkursie przewidywane jest przyznanie kwoty około 2 mln zł. W większości będą to pieniądze przeznaczone na doskonalenie kadry. - Wszystkie szkolenia pracowników związane np. ze zmianami przepisów, które w urzędzie musiały być przeprowadzane były zgodnie z ustawą opłacane bezpośrednio z budżetu gminy. Teraz przeznaczone na ten cel zostaną pieniądze z konkursu. Ponadto w ramach przyznanej kwoty, tak jak we wszystkich programach, będzie można zakupić pomoce do realizowania założonych celów. Ponieważ wskazaliśmy informatyzację urzędu przymierzaliśmy się do zakupu serwera, komputerów, ale czy coś z tego wyjdzie jeszcze za wcześnie o tym mówić - dodała Grażyna Leśniewska.
     Konkurs w imieniu MSWiA prowadzi firma F5 Consulting Sp. z o. o. z Poznania. W I części projektu gmina Jeziora Wielkie była beneficjentem projektu, natomiast w części II jest uczestnikiem projektu. Wniosek będzie pisany we współpracy ze wszystkimi partnerami z podziałem na zadania wyszczególnione przez wszystkich partnerów.
     Dzięki uczestnictwu jeziorańskiego Urzędu w projekcie - jak dodaje Grażyna Leśniewska - nastąpi podniesienie funkcjonalności urzędu poprzez różne formy szkoleń pracowników, a tym samym zdobywanie przez nich większego doświadczenia i wiedzy, co w efekcie doprowadzi do usprawnienia obsługi interesantów.
     Zakłada się, że konkurs potrwa 2 lata. W tym czasie gmina może otrzymać z konkursu około 200.000 zł. Z tego 10% może być przeznaczone na zakup potrzebnego sprzętu, a pozostałe pieniądze przeznaczone zostają wyłącznie na szkolenie.

Magdalena Lachowicz
Pałuki i Ziemia Mogileńska nr 1041 (4/2011)