Trzydzieści nieprawidłowości do usunięcia

Marian Mikołajczak zwraca uwagę na to, jak protokół pokontrolny RIO odsłania kulisy funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Strzelnie. Pokazuje on, że burmistrz nie ma żadnego zaufania do pracowników ratusza i najchętniej wszystkie decyzje, które są także w kompetencjach innych pracowników - podejmowałby za nich sam. fot. Magdalena Lachowicz fot. Magdalena Lachowicz

Strzelno, Ewaryst Matczak, nieprawidłowości, RIO, raport
     Trzydzieści nieprawidłowości do usunięcia
     Do wczoraj, 9 grudnia burmistrz Ewaryst Matczak miał czas na poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych. Jedyną osobą, która publicznie na sesji Rady Miejskiej 25 listopada odniosła się do protokołu pokontrolnego RIO - miażdżącego i obnażającego kulisy pracy burmistrza i Urzędu Miejskiego w Strzelnie - był nauczyciel LO, był radny Marian Mikołajczak. Wszyscy radni obecni na sesji milczeli.

     Zamieszczamy II część raportu Regionalnej Izby Obrachunkowej z Bydgoszczy z kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Strzelnie. 7 września sporządzony został 30-stronnicowy protokół pokontrolny, który 9 listopada trafił do Urzędu Miejskiego. I część nieprawidłowości przedstawiliśmy w Pałukach tydzień temu. Wszystkie stwierdzone nieprawidłowości jako zalecenia pokontrolne RIO zamieszczamy w ramce obok.
     PRZEKROCZENIE O PÓŁ MILIONA ZŁOTYCH
     Kontrolerzy RIO między innymi sprawdzali zgodność planu wydatków budżetowych z faktycznie dokonanymi wydatkami w całym 2014 roku (dzień po dniu). Stwierdzili przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych na łączną kwotę 551.730,13 zł. Zdaniem kontrolerów przekroczenie planu wydatków stanowi naruszenie przepisów ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatków należy dokonywać na cele i w wysokościach ustalonych w budżecie (planie finansowym jednostki).
     Burmistrz Ewaryst Matczak tłumaczył się, że w jednym przypadku przekroczenie planu wydatków nastąpiło ze względu na przekazanie środków dotacji na rachunek gminy 23 października 2014 r., tj. przed dniem otrzymania decyzji wojewody. Zaś pozostałe przekroczenia wydatków, jego zdaniem spowodowane były koniecznością wykonywania bieżących zadań własnych gminy. Burmistrz Matczak oświadczył kontrolerom, że nie miał świadomości, że zaciągając dane zobowiązanie przekraczał plan wydatków, a w przypadku wystąpienia ryzyka przekroczenia planu sądził, że zostanie o tym poinformowany.
     Z dokumentów stanowiących podstawę dokonania wydatków włączonych do akt kontroli wynika, że skarbnik gminy Dorota Rawska dokonała wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych dotyczących wypłat tytułem zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego w kwocie 239.638,38 zł oraz wypłat dla osób uczestniczących w akcjach ratowniczo-gaśniczych i ćwiczeniach w kwocie 6.518,25 zł. Na pozostałych dokumentach skarbnik Dorota Rawska nie złożyła swojego podpisu potwierdzającego przeprowadzenie wstępnej kontroli w zakresie wskazanym w ustawie o finansach publicznych. Skarbnik gminy wyjaśniła kontrolerom, że brak podpisu na większości dokumentów przeznaczonych do wypłaty spowodowany był tym, że wiele z nich nie mieściło się w planie finansowym jednostki.
     Skarbnik będący głównym księgowym budżetu, w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania oraz zawiadamia pisemnie kierownika jednostki o odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji, zgodnie z przepisami o finansach publicznych. W przypadku wydania polecenia realizacji zakwestionowanej operacji zawiadamia on organ stanowiący oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową, stosownie do przepisu ustawy. Wyłączne prawo dokonywania wydatków budżetowych należy do zadań burmistrza. Burmistrz, stosownie do przepisów ustawy o finansach publicznych może powierzyć określone obowiązki w zakresie dokonywania wydatków pracownikowi urzędu. Na podstawie ww. akt kontroli stwierdzono, że zatwierdzenia realizacji wydatków dokonywał wyłącznie burmistrz, również pomimo braku potwierdzenia dokonania przez skarbnika wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym - twierdzą inspektorzy RIO.
     POŻYCZKI NA SPŁATĘ ZUS JAKO DOCHODY
     Kontrolerzy ujawnili także nieprawidłowe ujęcie w księgach gminy zaciągnięcia w 2014 r. i 2015 r. dwóch zobowiązań wobec instytucji finansowej w łącznej kwocie 1.400.000 zł, poprzez dokonanie zapisów w księgach rachunkowych niezgodnie z treścią dokonanej operacji gospodarczej oraz nierzetelne sporządzanie sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki samorządu terytorialnego wg stanu na koniec IV kwartału 2014 r. oraz II kwartału 2015 r.
     Ustalono, że burmistrz Strzelna zawarł następujące umowy:
     * pierwszą umowę z 12 grudnia 2014 r. o restrukturyzację zadłużenia, na podstawie której udostępniono gminie środki pieniężne w kwocie 600.000 zł do dnia
30 grudnia 2014 r. w celu restrukturyzacji zadłużenia tytułem niezapłaconych składek ZUS jednostek budżetowych. Wynagrodzenie instytucji finansowej pn. „koszt” zostało określone na kwotę 2.825 zł. Skarbnik Gminy udzieliła kontrasygnaty na polecenie służbowe burmistrza. Przekazanie całości kwoty na rachunek bankowy gminy nastąpiło 15 grudnia 2014 r. Na podstawie wyciągu bankowego, w tym samym dniu dokonano obciążeń na rachunku na łączną kwotę 661.674,74 zł, w tym na poczet rachunków oświatowych jednostek budżetowych w wysokości 556.000 zł.
     Zaciągnięte zobowiązanie zostało zaewidencjonowane na stronie „Ma” konta Pozostałe rozrachunki w korespondencji ze stroną „Wn” konta Rachunek budżetu.
     30 grudnia 2014 r. strony zawarły ugodę cywilnoprawną, w której ustaliły harmonogram spłat kwoty 602.825 zł, tj. w 6 ratach miesięcznych do 30 czerwca 2015 r. Wynagrodzenie instytucji finansowej pn. jednorazowy koszt ratalnej obsługi zostało określone na kwotę 15.974,86 zł. Skarbnik gminy udzieliła kontrasygnaty na polecenie służbowe burmistrza. Na podstawie polecenia służbowego burmistrza Strzelna z dnia 17 lutego 2015 roku otrzymane środki po wykonaniu księgowania stornującego poprzednie księgowanie zostały zaewidencjonowane w księgach 2014 r. pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie „Ma” konta Dochody budżetu  jako osiągnięte dochody budżetowe, a następnie na stronie „Ma” konta Wynik wykonania budżetu tytułem przeniesienia zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu. Burmistrz w zarządzeniu z 25 marca 2015 r. w sprawie sprawozdania rocznego z wykonania budżetu gminy Strzelno za 2014 r. wykazał osiągnięcie nadwyżki budżetu w kwocie 1.230.358,33 zł.
     * Druga umowa została zawarta 30 czerwca 2015 r. o udostępnienie środków finansowych, na podstawie której udostępniono gminie środki pieniężne w kwocie 800.000 zł do dnia 31 grudnia 2015 r. na spłatę zobowiązań gminy wobec ZUS. Wynagrodzenie instytucji finansowej pn. „koszt” zostało określone na kwotę 29.200 zł.
     Skarbnik gminy udzieliła kontrasygnaty na polecenie służbowe burmistrza. Przekazanie całości kwoty na rachunek bankowy gminy nastąpiło 30 czerwca 2015 r. Na podstawie wyciągu bankowego w dniu 1 lipca 2015 r. dokonano obciążeń na rachunku na łączną kwotę 999.500,00 zł na poczet rachunków oświatowych jednostek budżetowych. Na podstawie polecenia służbowego burmistrza Strzelna z 30 czerwca 2015 r. otrzymane środki zostały zaewidencjonowane w księgach roku 2015 jako osiągnięte dochody budżetowe.
     W wyjaśnieniu z 3 września 2015 roku burmistrz Strzelna poinformował kontrolerów RIO, że: nie uważam przedmiotowych środków jako pożyczki, a jako sprzedaż swoich zobowiązań. W związku z tym, że zobowiązania publicznoprawne może pokryć jedynie podmiot zobowiązany (co wynika z przepisów prawa) środki te nie mogły być przelane bezpośrednio na konto wierzycieli.
     Zaprezentowanego przez burmistrza poglądu nie podzielili kontrolerzy RIO i powołali się na wyrok Sądu Najwyższego z 25 listopada 2010 r., który przyjął stanowisko, że ocena charakteru umowy zależy nie od jej nazwy, ale od rzeczywistej treści oraz celu i zgodnego zamiaru stron. RIO stwierdziła, że strony zawarły umowę pożyczki, tj. jako czasowe udostępnienie środków finansowych. Jej treść określają postanowienia umowy i przepisy kodeksu. Umowa pożyczki jest umową dwustronnie zobowiązującą, w której pożyczkodawca zobowiązuje się do przeniesienia własności przedmiotu pożyczki w zamian za zobowiązanie pożyczkobiorcy do zwrotu, czyli do przeniesienia własności takiego samego przedmiotu na pożyczkodawcę. Środki pieniężne zostały wpłacone na rachunek gminy. W związku z powyższym zewidencjonowanie wartości zaciągniętych zobowiązań finansowych w łącznej kwocie 1.400.000 zł na stronie „Ma” konta Dochody budżetu, zamiast na stronie „Ma” konta Zobowiązania finansowe stanowiło naruszenie zasad prowadzenia tych kont określonych w treści Rozporządzenia Ministra Finansów stanowiącego, że zapisy w księgach rachunkowych powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.
     Zaciągnięte zobowiązania ze względu na cel oraz pierwotny termin spłaty były de facto pożyczkami na pokrycie przejściowego deficytu budżetowego, tj. na pokrycie bieżących wymagalnych zobowiązań gminy Strzelno, co potwierdza występowanie braku płynności finansowej w trakcie wykonywania budżetu. Spłata pożyczki w kwocie 600.000 zł do dnia 30 grudnia 2014 r. zaciągniętej na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu powinna być spłacona w tym samym roku, w którym została zaciągnięta, czyli zgodnie z pierwotnie zawartą umową. W obowiązujących przepisach nie przewidziano możliwości przekształcenia zobowiązania z tytułu pożyczki zaciąganej w celu finansowania przejściowego deficytu budżetu w pożyczkę zaciąganą dla finansowania planowanego deficytu budżetu. W przypadku jednak braku możliwości spłaty tej pożyczki w roku jej zaciągnięcia, co mogło nastąpić z powodu nieosiągnięcia planowanych w danym roku budżetowym dochodów, niezbędne było wprowadzenie zmian w obowiązującej uchwale budżetowej poprzez: zmniejszenia planowanych dochodów budżetowych oraz zwiększenia przychodów z pożyczki w kwocie odpowiadającej wydatkom sfinansowanym już z pożyczki krótkoterminowej (w przypadku powstania na skutek zmniejszenia planowanych dochodów deficytu (planowanego) należałoby również wskazać pożyczkę jako źródło sfinansowania powstałego planowanego deficytu, a w uchwałach budżetowych lat następnych należało zaplanować rozchody z przeznaczeniem na spłatę tej pożyczki. Konieczne było zdaniem RIO również uwzględnienie wprowadzonych do uchwały budżetowej ww. zmian w uchwale w sprawie wieloletniej prognozy finansowej. Zgodnie z tym przepisem wartości przyjęte w wieloletniej prognozie finansowej i budżecie gminy powinny być zgodne co najmniej w zakresie wyniku budżetu i związanych z nim kwot przychodów i rozchodów oraz długu jednostki samorządu terytorialnego.
     Burmistrz Strzelna zwiększył osiągnięte dochody oraz pominął zaciągnięcie i istnienie zobowiązań wg stanu na dzień 31 grudnia 2014 roku o kwotę 602.825 zł oraz na dzień 30 czerwca 2015 r. o kwotę 800.000 zł. Zgodnie z ustaleniami kontroli nie dokonano zmian w przedmiotowym zakresie zarówno w budżecie gminy Strzelno na rok 2014, jak i w wieloletniej prognozie finansowej.
     NIE WSZYSTKIE FAKTURY
     Wskazali na niekompletne oraz nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości Urzędu Miejskiego poprzez wprowadzenie zapisu dopuszczającego ewidencjonowanie na kontach rozrachunkowych tylko tych faktur dotyczących należności i zobowiązań, które nie zostały zapłacone na koniec okresu sprawozdawczego, czym naruszono dyspozycję ustawy o rachunkowości zobowiązującego jednostkę do rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego w związku z ustawą o finansach publicznych.
     ZASTĘPSTWO KASJERA
     Stwierdzono także niedokonanie aktualizacji zakresu czynności pracownika zastępującego kasjera podczas jego nieobecności, a także zaniechanie powierzenia dwóm pracownikom odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, tj. gotówkę i inne walory pozostawione w kasie Urzędu. W trakcie trwania kontroli ta nieprawidłowość została usunięta poprzez zmianę zakresu obowiązków pracownikowi zastępującemu kasjera podczas jego nieobecności oraz podpisanie umów o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie pracownikom Urzędu. - Z uwagi na powyższe w przedmiotowym zakresie odstąpiono od sformułowania zalecenia pokontrolnego - podaje Włodzimierz Bartkowiak.
     BRAK PIECZĘCI WPŁYWU
     Kolejnym uchybieniem było nieumieszczanie pieczęci wpływu na składanych w Urzędzie Miejskim w Strzelnie ofertach na realizację zadań publicznych oraz na sprawozdaniach z wykonania tych zadań.
     ZALICZKI BEZ TERMINU
     Natomiast w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości kontrolujący dopatrzyli się nieprawidłowości polegających na nieokreśleniu na wnioskach o udzielenie zaliczki terminu, w jakim zaliczka winna być rozliczona, dokonywania wypłaty gotówki z kasy na podstawie niesprawdzonych merytorycznie, formalnie lub rachunkowo dowodów księgowych - nieprawidłowość tę ujawniono w przypadku 56 dokumentów załączonych do raportów kasowych na 193 dokumenty poddane kontroli.
     BEZ DATY
     Niezamieszczanie daty odbioru gotówki z kasy na dowodach źródłowych tj. poleceniach wyjazdu służbowego i rachunkach dokumentujących jej wypłatę.
     TO TYLKO REMONT
     Sporządzanie dowodów wewnętrznych PK (polecenie księgowania) dotyczących przyjmowania na majątek gminy środków trwałych bez nadawania numeru identyfikacyjnego dowodu, daty jego sporządzenia i bez podpisu wystawcy dokumentu,
     Zwiększenie wartości środka trwałego (ul. Kasprowicza) o kwotę 1.926,80 zł, pomimo że zakres i charakter zleconych do wykonania robót budowlanych stanowił remont zdefiniowany w ustawie Prawo budowlane, polegający na wykonaniu w istniejącym obiekcie robót budowlanych dotyczących odtworzenia stanu pierwotnego. Kontrolujący ustalili, że prace te polegały na naprawie nawierzchni asfaltowej (ubytków w jezdni), zatem wydatki miały charakter wydatków bieżących, a nie majątkowych.
     BŁĘDY KSIĘGOWO-RACHUNKOWE
     * Ponadto stwierdzono brak w zapisach księgowych ksiąg inwentarzowych określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz daty dokonania operacji gospodarczej. Uchybienie to stwierdzono w 10 przypadkach na 14 poddanych analizie.
     * Przyjęcie na stan majątku 3 środków trwałych o łącznej wartości 1.030.392,78 zł uzyskanych w wyniku zakończenia i oddania do użytku inwestycji z opóźnieniem wynoszącym od 119 do 463 dni. Kontrolujący ustalili, że nieterminowe przyjęcie nowych środków trwałych wynikało z opóźnień w sporządzaniu dokumentów OT przez pracowników wydziałów merytorycznych.
     * Ujawniono nieprzestrzeganie zasady współmierności przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego poprzez nieujęcie w księgach rachunkowych 2014 roku wszystkich kosztów obciążających w tym roku jednostkę, czym w konsekwencji zaniżono na koniec 2014 r. wielkość zobowiązań z tytułu robót budowlanych na łączną kwotę 803.784,92 zł.
     * Błędem było też zastosowanie w 2014 r. nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetowych poprzez: zaklasyfikowanie wynagrodzeń wypłaconych członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w wysokości 3.091,00 zł, zaliczenie dochodów z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w wysokości 157.242 zł.
     * Błędem było wykazanie w sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2014 r. przychodów i rozchodów zawyżonych o wartość zaciągniętych i spłaconych w 2014 roku kredytów na pokrycie przejściowego deficytu budżetowego w wysokości 2.480.000 zł. Kontrolujący ustalili, że w sporządzonym przez gminę Strzelno sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2014 r. wykazana została kwota przychodów w wysokości 2.480.000 zł. Kwota ta wynikała z zaciągniętych w 2014 r. przez burmistrza Strzelna kredytów na pokrycie przejściowego deficytu budżetowego. Równocześnie kwota rozchodów zaprezentowana w sprawozdaniu w wysokości 3.700.340,84 zł została zawyżona o 2.480.000 zł, tj. kwotę stanowiącą wartość spłaconych w 2014 r. kredytów na pokrycie przejściowego deficytu budżetowego. Wykazanie w sprawozdaniu wartości zaciągniętych i spłaconych kredytów w 2014 r. na pokrycie przejściowego deficytu przez badaną jednostkę stanowiło naruszenie przepisów prawa.
     * Kontrolujący wskazali też na niestaranne sporządzenie sprawozdania budżetowego z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Miejskiego w Strzelnie za 2014 r. poprzez wykazanie dochodów z tytułu subwencji ogólnej w kwocie wykonanej, tj. zgodnie z danymi przekazanymi przez Ministra Finansów, co w konsekwencji spowodowało wykazanie w sprawozdaniu zaniżonej kwoty dochodów otrzymanych z tytułu części oświatowej subwencji o kwotę 33.561 zł. Ustalono, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie przez pracownika sporządzającego sprawozdanie zapisów instrukcji dotyczących sposobu prezentowania subwencji w poszczególnych kolumnach sprawozdania. Podczas kontroli udzielono skarbnikowi instruktażu w zakresie dochowania szczególnej staranności przy sporządzaniu sprawozdań.
     ZANIŻONA ALKOHOLÓWKA
     Błędem było również zaplanowanie w budżetach na lata 2015 i 2014 wydatków przeznaczonych na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii w zaniżonej wysokości o kwotę odpowiednio 14.518,34 zł i 19.551,38 zł, stanowiącą niewykorzystane środki finansowe uzyskane z wpływów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych z poprzedniego roku.
     DOTACJE NIE W TERMINIE
     Kontrolerzy stwierdzili również nieterminowe przekazanie w 2014 roku dotacji celowych na rzecz dwóch beneficjentów w łącznej kwocie 14.700 zł. Kontrolujący ustalili, że opóźnienie wyniosło od 5 do 26 dni.
     ZA MAŁY SKŁAD KOMISJI
     Kontrolerzy ustalili, że rozpatrzenie ofert złożonych w postępowaniu konkursowym na wsparcie finansowe działalności klubów sportowych w 2014 r. przez dwuosobową zamiast co najmniej trzyosobową komisję konkursową, jest niezgodne z postanowieniami uchwały Rady Miejskiej w Strzelnie z 14 grudnia 2010 r. w sprawie określenia warunków i trybu finansowania zadania własnego gminy Strzelno w zakresie tworzenia warunków sprzyjających rozwojowi sportu. Kontrolujący ustalili, że jeden z powołanych członków komisji w czasie rozpatrywania ofert dodatkowo przebywał na zwolnieniu lekarskim.
     Niezapewnienie przez burmistrza rozpatrzenia ofert przez co najmniej trzyosobową komisję naruszyło zdaniem kontrolerów dyspozycję uchwały Rady Miejskiej w Strzelnie z dnia 14 grudnia 2010 r.
     ZANIŻONE MIENIE
     Inspektorzy RIO stwierdzili nierzetelne sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego według stanu na dzień 31 grudnia 2014 r. poprzez nieujęcie w niej danych dotyczących dochodów uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych w łącznej kwocie 1.929.627,75 zł.
     BRAK JAWNOŚCI
     Burmistrz Matczak nie publikował w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i oddania w dzierżawę. Kontrolujący ustalili, że w stosunku do nieruchomości zbywanych bądź wydzierżawianych w okresie od marca do sierpnia 2014 r. nie zostały opublikowane w prasie lokalnej informacje o wywieszeniu wykazów tych nieruchomości, czym naruszono zasadę jawności gospodarki nieruchomościami określoną w ustawie o gospodarce nieruchomościami; podanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu z dnia 23 września 2014 r. przed upływem terminów, przeznaczonych na złożenie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu zbywanej nieruchomości; nieodnotowywanie faktu powiadomienia nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.
     Stwierdzono również nieterminowe dokonanie w 2014 r. zwrotu wadiów wpłaconych przez uczestników przetargu na zbycie nieruchomości w łącznej kwocie 14.630 zł. Kontrola wykazała, że opóźnienie to wyniosło 13 dni.
     TERMIN MIAŁ DO WCZORAJ
     Zgodnie z ustawą o regionalnych izbach obrachunkowych Włodzimierz Bartkowiak prosił burmistrza o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia wystąpienia, czyli ten termin upłynął wczoraj, 9 grudnia.
     - W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, które nie zostały usunięte w trakcie wykonywania czynności kontrolnych, proszę pana burmistrza o podjęcie działań, które wyeliminują wszystkie nieprawidłowości z prac podległych służb, usprawnią ich działalność oraz zapobiegną ich powstawaniu w przyszłości. Zwracam szczególną uwagę na fakt, że podczas przeprowadzonej w 2015 r. kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Strzelno ponownie stwierdzono 15 tożsamych lub o podobnym charakterze nieprawidłowości we wszystkich obszarach uprzednio objętych kontrolą, pomimo wydania przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Bydgoszczy wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniach pokontrolnych z dnia 31 sierpnia 2011 - napisał w wystąpieniu pokontrolnym Włodzimierz Bartkowiak.
     JEDYNY GŁOS - TO MIESZKANIEC
     Nie wiemy, czy radni Rady Miejskiej w Strzelnie nie znali tego dokumentu z kontroli RIO w Urzędzie Miejskim, o którym piszemy przez ostatnie dwa tygodnie, czy jakieś inne powody zdecydowały, że do jego treści nie odniósł się żaden z radnych obecnej kadencji.
     Jedynym, który mówił o kontroli RIO podczas sesji Rady Miejskiej, 25 listopada był nauczyciel LO i były wieloletni radny Rady Miejskiej, w poprzedniej kadencji szef komisji budżetowej Marian Mikołajczak. Na sesji był jako mieszkaniec gminy.
     Błądzić jest rzeczą ludzką oraz Tylko ten się nie myli, kto nic nie robi tymi dwoma znanymi powiedzeniami rozpoczął swoją wypowiedź. O lekturze protokołu pokontrolnego RIO powiedział: - Jest to ciekawa lektura. Jest jeszcze jedno powiedzenie „Uczymy się na błędach”. Myślę, panie burmistrzu, że to oczywiste powiedzenie pana nie dotyczy. Dlaczego - bo jeśli po raz trzeci RIO zauważa, że mimo upomnień powtarzają się te same błędy, te same 15 błędów, które są ustawicznie powielane. Nie wiem, czy jest to po prostu próba pokazania, że RIO może sobie swoje uwagi formułować, a życie sobie - mówił Marian Mikołajczak.
     Gros swej wypowiedzi odniósł do relacji, jakie burmistrz Matczak ma z pracownikami ratusza.
     - W tym protokole wyczytałem, że chyba nie za bardzo ma pan, panie burmistrzu zaufanie do swoich pracowników. Ponieważ rezerwuje pan sobie podejmowanie decyzji w sprawach finansowych. Ja wiem, że burmistrz odpowiada za finanse i ma tutaj prawo jeżeli chodzi o sytuacje strategiczne. Ja pamiętam jednak sytuację sprzed trzech lat, kiedy do mnie, jeszcze jako radnego zwrócił się zbulwersowany sąsiad mieszkania komunalnego, który przyszedł do Urzędu Miejskiego do pani Sylwii Kowalskiej z informacją, że klamka uległa w budynku uszkodzeniu i usłyszał informację, że o tym musi zadecydować pan burmistrz. Panie burmistrzu jeśli nie mamy zaufania do pracowników, albo uważamy ich za niekompetentnych (chociaż ja tak nie uważam), to należałoby ich zmienić. Bo branie na siebie wszystkich decyzji począwszy na wymianie uszczelki, a na klamce skończywszy powoduje, że sprawy strategiczne dla gminy, którymi burmistrz powinien się zajmować, to na to już nie starcza czasu - mówił Marian Mikołajczak.
     W kontekście wystąpienia pokontrolnego RIO pan Marian stwierdził, że osoby, które uczestniczą w sesjach wiedzą, że poprzednio, kiedy był radnym bardzo często zwracał burmistrzowi uwagę na płacone przez gminę karne odsetki.
     - Troszeczkę przykro mi, że byłem w tym odosobniony, nie miałem wsparcia zarówno ze strony radnych, jak i innych. Czasami zastanawiałem się, czy to rzeczywiście jest jakaś moja obsesja, skoro nikt tego nie dostrzega, tylko ja się tym zajmuję. Ja nadal uważam, że płacenie karnych odsetek, to jest wyrzucanie pieniędzy w błoto. Mam takie pytanie, czy uważa pan, panie burmistrzu - a w okresie kontrolowanym było to około100.000 zł - czy uważa pan za logiczne, że z jednej strony wyrzuca się pieniądze na karne odsetki, a z drugiej strony wszędzie szuka się oszczędności. Pewnie pan, panie burmistrzu powie, że są takie wymogi itd. Ja już kiedyś mówiłem jest bardzo proste rozwiązanie, która zwykła gospodyni domowa by panu podsunęła. Po prostu w jednym roku nie robimy jakieś jednej inwestycji, spłacamy te długi i nie generujemy dalszych kosztów. W zamian za to, zamiast 100.000 zł na jakąś inwestycję możemy przeznaczyć 200.000 zł. Sprawa jest prosta i oczywista. A to się nam ciągnie od lat. W kadencji 2010-2014 blisko 400.000 zł poszło na karne odsetki. To są pieniądze, za które można by było coś konkretnego dla gminy zrobić - dodał Marian Mikołajczak.
     KARNE ODSETKI, TO JEGO BÓL
     Burmistrz Ewaryst Matczak przyznał, że pan Mikołajczak zawsze o te odsetki ma do niego pretensje. Uznał, że Marian Mikołajczak w swojej ocenie jest niesprawiedliwy, gdyż bierze pod uwagę tylko jedną stronę medalu, że gmina płaci karne odsetki. Nie zauważa natomiast, że gmina pozyskała dodatkowe środki finansowe do budżetu. Zdaniem burmistrza zanim ktoś się wypowiada na dany temat, powinien poznać dwie strony sprawy. Zwrócił przy okazji uwagę, że gmina w przeciągu kilku lat pozyskała kilkanaście milionów złotych dodatkowo do budżetu. Zdaniem burmistrza, by korzystać ze środków unijnych gmina potrzebuje wkładu własnego, którego nie ma i dlatego czegoś nie płaci w terminie.
     - Jeżeli bym nie realizował i nie korzystał ze środków zewnętrznych moglibyście mieć do mnie pretensje. Borykamy się z karnymi odsetkami i to też jest mój ból, niemniej te kwoty się zmniejszają, są one mniejsze niż w roku poprzednim, ale jeszcze występują. Myślę, że w roku następnym będą one jeszcze mniejsze i dojdziemy w końcu do takiego pułapu, że nie będziemy ich płacić wcale - powiedział burmistrz Matczak.
     Odniósł się też do 15 powielanych błędów, które wytyka mu RIO.
     - Pan mówi, że 15 punktów się powtarza, ale są pewne punkty, których nie jestem w stanie wypełnić. Jednym z takich punktów jest to, że ciągle zaniecham płacenia wykonawcom, ale to się obniża i to znacznie, prawie tych zaległości już nie ma. Sporadycznie zdarza się, że nie płacę terminie. Większość jest płacona terminowo - tłumaczył burmistrz.
     Jeśli chodzi o zaufanie do pracowników, to stwierdził, że ma do nich zaufanie. Dodał jednak, że potrzeby w gminie są tak duże, że jeśli realizowałby wszystkie wnioski mieszkańców mieszkań komunalnych, to by budżetu nie starczyło.
     - Staramy się jeśli chodzi o remonty mieszkań komunalnych realizować sprawy awaryjne, które zagrażają życiu i zdrowiu mieszkańców. Ale klamkę najemca może sobie kupić sam, bo nie płacą mieszkańcy wysokiego czynszu w mieszkaniach komunalnych, żebyśmy my musieli klamkę wymieniać. To budzi moje uzasadnione obawy i dlatego i zastrzegam sobie, że sprawy mają być ze mną uzgadniane. Bardzo bym prosił byśmy nie wyciągali daleko idących pochopnych wniosków, bo uważam, że coś za coś. Jeżeli chcemy ściągać środki zewnętrzne, to niekiedy trzeba zaryzykować. I ja takie ryzyko podejmuję będą świadomym, że narażam się na działalność instytucji kontrolujących. Ale z wieloma rzeczami się nie zgadzam, m.in. ze sprawami, o których pan mówił - dodał burmistrz Matczak.

 

     ZALECENIA POKONTROLNE RIO
     1) Dokonywanie wydatków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stosownie do postanowień przepisu o finansach publicznych.
     2) Finansowanie Ochotniczej Straży Pożarnej w zakresie realizacji zadań gminy nie objętych przepisem ustawy o ochronie przeciwpożarowej wyłącznie w formie dotacji celowej w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań niż wymienione w tej ustawie - na podstawie umowy, poprzedzonej uchwałą organu stanowiącego określającą tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób rozliczania dotacji oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania na podstawie ustawy o finansach publicznych.
     3) Przestrzeganie obowiązku zatrudniania pracowników w Urzędzie Miejskim wyłącznie na stanowiskach ujętych w wykazie zawartym w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz z uwzględnianiem zasad zatrudniania osób na stanowiskach doradców i asystentów określonych w przepisie tej ustawy.
     4) Egzekwowanie od skarbnika potwierdzenia dokonania przez skarbnika przeprowadzenia wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych poprzez złożenie podpisu na dokumentach dotyczących danej operacji albo pisemnego zawiadomienia o odmowie podpisania dokumentu, stosownie do przepisów ustawy o finansach publicznych.
     5) Dokonywanie wydatków w granicach kwot ujętych w planie finansowym, zgodnie z zasadami wydatkowania środków publicznych, określonymi w ustawie o finansach publicznych.
     6) Przestrzeganie obowiązku terminowego odprowadzania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, zgodnie z treścią przepisu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych tj. opłacanie składek za dany miesiąc w terminie do 5 dnia następnego miesiąca.
     7) Przestrzeganie obowiązku terminowego dokonywania płatności zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników Urzędu Miejskiego zgodnie z dyspozycją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. przekazywanie kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.
     8) Rzetelne ujmowanie zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek i ich spłaty w ewidencji konta 260 „Zobowiązania finansowe”, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz z zachowaniem zgodności ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym.
     9) Przestrzeganie obowiązku spłaty zaciągniętych pożyczek z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu w tym samym roku, w którym zostały zaciągnięte, zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
     10) Prawidłowe sporządzenie kwartalnych sprawozdań w zakresie operacji finansowych o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki samorządu terytorialnego.
     11) Ustalanie przypadających gminie Strzelno należności pieniężnych, tj. ceny za sprzedawane lokale mieszkalne poprzez udzielanie bonifikat, zgodnie ze szczegółowymi warunkami określonymi przez Radę Miejską w drodze uchwały z dnia 8 marca 2012 r. w sprawie warunków udzielania bonifikat od ceny nieruchomości sprzedawanej jako lokal mieszkalny oraz wysokości stawek procentowych tej bonifikaty.
     12) Zaprzestanie finansowania przejściowego deficytu budżetowego środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku bankowym sum depozytowych (obcych środków pieniężnych), które nie stanowią mienia gminy oraz przestrzeganie zasady finansowania wydatków publicznych środkami publicznymi.
     13) Przestrzeganie przepisów w zakresie unieważniania postępowań o udzielenie zamówień publicznych wyłącznie po spełnieniu przesłanek wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
     14) Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości poprzez:
dostosowanie postanowień dotyczących sposobu ewidencji zobowiązań do zasady, w myśl której do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym mając na uwadze obowiązek ewidencjonowania w księgach rachunkowych wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów - także zaangażowanie środków, dostosowanie „Instrukcji kasowej” do zmian wprowadzonych ustawą o finansach publicznych i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, ustalenie zasad księgowania oraz planu kont dla organu podatkowego jednostek samorządu terytorialnego.
     15) Przestrzeganie obowiązku zamieszczania na każdej wpływającej do Urzędu korespondencji na nośniku papierowym, w tym dokumentacji finansowej lub innej mającej wpływ na gospodarkę finansową gminy, pieczątki wpływu z numerem ewidencyjnym z rejestru kancelaryjnego oraz stosownie do treści zarządzenia burmistrza Strzelna z dnia 30 września 2010 r. w sprawie „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów”.
     16) Przestrzeganie obowiązku określania na wnioskach o udzielenie zaliczki terminu, w jakim zaliczka winna być rozliczona, odpowiednio do postanowień zawartych w „Instrukcji kasowej”, w myśl których własne źródłowe dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek, w tym także zaliczek na koszt podróży służbowych, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona.
     17) Prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób spełniający wymogi ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności poprzez:
     a) wypłacanie gotówki z kasy Urzędu wyłącznie na podstawie dowodów źródłowych uprzednio poddanych kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej,
     b) sporządzanie dowodów wewnętrznych PK (polecenie księgowania) zawierających wszystkie elementy wskazane w ustawie o rachunkowości,
     c) ujmowanie w księgach rachunkowych jednostki wszystkich osiągniętych, przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
     d) przy prowadzeniu ksiąg inwentarzowych przestrzeganie wymogów formalnych zapisów księgowych określonych w ustawie o rachunkowości,
     e) terminowe przyjmowanie na stan majątku środków trwałych uzyskanych w wyniku zakończenia i oddania do użytku inwestycji, a także uregulowanie w „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów” zasad i terminów sporządzania dowodów dotyczących gospodarki majątkiem.
     18) Prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej przy planowaniu i realizowaniu dochodów i wydatków zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
     19) Staranne sporządzanie sprawozdania budżetowego poprzez zaniechanie wykazywania w nim przychodów i rozchodów dotyczących zaciągniętych i spłaconych w danym okresie sprawozdawczym pożyczek i kredytów, na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
     20) Rzetelne i staranne sporządzanie sprawozdań budżetowych z wykonania dochodów podatkowych i z wykonania planu dochodów budżetowych poprzez wykazywanie w tych sprawozdaniach wielkości skutków obniżenia górnych stawek podatkowych, wielkości skutków z tytułu zwolnień wynikających z uchwał Rady Miejskiej oraz wielkości skutków decyzji wydanych na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z dokumentacją podatkową prowadzoną w jednostce, adekwatnie do treści przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Wykazywanie umorzonych odsetek jako skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy.
     21) Sporządzenie korekt sprawozdania wraz z uzasadnieniem oraz rocznego sprawozdania za 2014 r., wyłącznie w zakresie danych objętych sprawozdaniem, jednostki samorządu terytorialnego w zakresie wykazania w sprawozdaniach umorzonych odsetek od zaległości podatkowych w prawidłowym dla odsetek paragrafie klasyfikacji budżetowej dochodów i przekazanie ich do RIO.
     22) Zaprzestanie udzielania zaliczek na wydatki osobom niebędącym pracownikami jednostki, z uwagi na brak w tej kwestii regulacji prawnych dopuszczających taki sposób wydatkowania środków publicznych, mając na uwadze fakt, iż w sferze publicznoprawnej (finansach publicznych) nie obowiązuje cywilistyczna zasada, że „to co nie jest zabronione jest dozwolone”, lecz reguła, że „dozwolone jest tylko to, na co prawo zezwala”. Wprowadzenie do „Regulaminu udzielania i rozliczania zaliczek w Urzędzie Miejskim w Strzelnie” zmian odnośnie zdefiniowania pojęcia „pracownika” i zrównanie tego pojęcia z legalnymi definicjami
     23) Przestrzeganie zasady przeznaczania środków finansowych uzyskanych z wpływów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na wydatki związane z realizacją gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, zgodnie z dyspozycją zawartą w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, a w sytuacji niewykorzystania tychże środków w bieżącym roku przeznaczanie ich w następnym roku budżetowym na realizację zadań wynikających z ww. programów. Wprowadzenie w powyższym zakresie stosownych zmian do budżetu roku 2015.
     24) Przestrzeganie obowiązku terminowego przekazywania transz udzielonych dotacji podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych i niezaliczanym do tego sektora, zgodnie z warunkami płatności określonymi w zawartych umowach o udzielenie dotacji oraz zasadą gospodarowania środkami publicznymi .
     25) Przeprowadzanie postępowań konkursowych przez komisję działającą w składzie określonym w uchwale Rady Miejskiej w Strzelnie z dnia 14 grudnia 2010 r. w sprawie określenia warunków i trybu finansowania zadania własnego Gminy Strzelno w zakresie tworzenia warunków sprzyjających rozwojowi sportu.
     26) Zaprzestanie angażowania w wykonanie budżetu środków zgromadzonych na rachunkach bankowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz finansowanie wydatków budżetu gminy środkami publicznymi.
     27) Rzetelne sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego poprzez wykazywanie w informacji danych wymaganych przepisem ustawy o finansach publicznych.
     28) Przestrzeganie obowiązku zamieszczania informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży lub oddania w dzierżawę w prasie lokalnej, zgodnie z dyspozycją przepisu ustawy o gospodarce nieruchomościami.
     29) Podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń o przetargach po upływie terminów przeznaczonych na złożenie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu zbywanej nieruchomości.
     30) Terminowe dokonywanie zwrotu wadiów wpłacanych przez uczestników przetargów na zbycie nieruchomości.

 

Magdalena Lachowicz
Pałuki i Ziemia Mogileńska nr 1243 (49/2015)

 

 

Inne teksty na ten temat:

Miażdżący raport kontrolerów o pracy burmistrza Matczaka

Prasa robi ze mnie przekrętasa - mówi burmistrz Matczak 

Kolegium RIO oddaliło zastrzeżenia

 

 

Przejdź do forum.